Die Aktensuche hat ein Ende!
Die Akten werden immer mehr, niemand weiß, wo sich der Akt befindet. Der, der ihn zuletzt hatte sagt: „den habe ich schon vor Wochen zurückgelegt“.
Das alles passiert nicht mehr, wenn jeder Akt einen Barcode erhält, und jede Bewegung mit mobilen Scannern erfasst wird.
Sie kennen dann zu jeder Zeit den Standort des Aktes, Lagerplatz oder Bearbeiter. Ja sogar der Chef kann belangt werden, wenn er den Akt noch nicht zurückgelegt hat.
Die NBO Lösung ermöglicht es, diese Problematik in den Griff zu bekommen. Über eine Online-Plattform kann ich sogar die Akten „anfordern“, wenn diese gerade bei einem anderen Kollegen sind. Im Hintergrund wird automatisch ein Mail gesendet. Der aktuelle Besitzer kann dann auswählen: „kannst du haben“ oder „brauch ich noch“. Somit kann eine Übergabe ohne die zuständigen Mitarbeiter im Aktenarchiv erfolgen.
Am Ende ist jegliche Bewegung in der Datenbank gespeichert und die gesammelten Daten können ausgewertet werden:
- wo war der Akt
- wer hatte wie viele Akte
- wer hat die Akten wie lange …
Vorteile
bei Aktenverwaltung
- Standort der Akten ist jederzeit bekannt
- Bearbeiter ist jederzeit bekannt
- Akten können über das System angefordert werden